График отпусков нужно составлять и утверждать ежегодно. Хоть он и не влияет на бухгалтерский и налоговый учет, он помогает правильно формировать и, соответственно, оплачивать отпуск работникам.
График отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря. Но составлять его нужно, безусловно, намного раньше.
В графике обязательно должен быть список сотрудников. Список должен содержать всех сотрудников, работающих по трудовым договорам. Если работник отработал на начало календарного года менее 6 месяцев, то при составлении графика нужно запланировать его отпуск тогда, чтобы в следующем году они отгуляли его до окончания рабочего года. Любые обстоятельства, которые дают право на отпуск до истечения 6 месяцев работы, просто вносятся в график.
При составлении графика необходимо учесть пожелания о времени предоставления отпуска тех сотрудников, которые вправе взять отпуск в удобное для них время. Это:
— сотрудники моложе 18 лет
— совместители, которым отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе
— работницы, уходящие в ближайшее время в декрет
— мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам
— работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев
— работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет
— один из родителей (опекун, попечитель), работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение профобразования, расположенное в другой местности
— почетные доноры России
— супруги военнослужащих, которым отпуск нужно предоставить одновременно в отпуском супруга
— некоторые категории чернобыльцев.
Также необходимо указать в графике количество дней, на которое претендует каждый из работников. Учебные отпуска и отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются.
Если между работником и работодателем есть соглашение о разделении отпуска на части, его можно отразить в графике.
Необходимо не забывать распределять так называемую «отпускную нагрузку» в течении года. В принципе, распределение может быть и равномерным, и неравномерным. Главное, чтобы это не препятствовало деятельности организации.
В графике отпусков необязательно указывать конкретную дату начала отпуска. Можно ограничиться указанием месяца, когда работник должен уйти в отпуск.
После утверждения графика отпусков необходимо довести его до сведения работников. Лучше всего ознакомить работников с ним под роспись. Также каждого работника не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска извещать под роспись о времени начала отпуска.
График отпусков можно заполнить с помощью бухгалтерской программы. Потом распечатать его по унифицированной форме № Е-7. Напомним, что в следующем году унифицированные формы документов будут необязательны, но график на 2013 год должен был быть составлен в 2012 году, поэтому придется формализовать его.
График отпусков может корректироваться, в него просто вносятся нужные изменения в случае необходимости. Хранить график нужно всего 1 год после окончания периода, на который он составлен.