Правила и формы заполнения счета-фактуры меняются чуть ли не каждый день. И понять новые требования не всегда легко, а уж заполнить все идеально и вовсе кажется задачей невыполнимой. Попробуем подчинить себе непокорный нрав этого документа, понять, какие ошибки допускать ни в коем случае нельзя, а на какие можно закрыть глаза.
Основанием для отказа в вычете НДС являются те ошибки, которые мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг, имущественных прав и их стоимость, налоговую ставку и сумму налога. Остальные ошибки не могут служить причиной отказа в вычете.
Например, формат даты в бумажном счете-фактуре не имеет каких-либо жестких требований. Дату можно проставлять в любом, удобном вам, формате, указывая год полностью либо сокращенно. Главное, чтобы дата была понятна.
Если счет фактуру вместо бухгалтера или директора подписывает иное управомоченное на это лицо, его должность можно не указывать. Достаточно ограничиться фамилией, инициалами. Дополнительные документы, такие как приказ или доверенность на осуществление таких действий, приложить можно, но не обязательно.
Если в наименовании покупателя допущена незначительная грамматическая ошибка, которая не мешает идентифицировать его, такую погрешность можно тоже опустить.
Есть в счете-фактуре графы, которые заполнять не нужно. Правила заполнения рекомендуют нам ставить прочерки в таких строках. Но если по каким-либо причинам прочерки отсутствуют, то отказать в вычете НДС тем не менее нельзя. Ведь это несущественное нарушение.
Нумеровать счета-фактуры можно по-разному: как с начала года заново, так и в начале каждого квартала, на ваше усмотрение.
Ошибки в нумерации, пропуски в номерах счетов-фактур – это также не причина для отказа в вычете или штрафа. Однако подобное нарушение может привлечь внимание налоговиков, которые тут же начнут подозревать вас в сокрытии доходов.
Наименование продавца в счете-фактуре можно указать и полное, и сокращенное, на ваше усмотрение.
Заполнять счет-фактуру можно как от руки, так и на компьютере, а можно и совместить эти два метода.
В графе 4 части 1 и 2 журнала учета счетов-фактур необходимо проставлять код вида операции. Таких кодов всего 13 и установлены они налоговой службой. Конечно, все операции эти 13 подвидов охватить не могут. И если ваша операция не вписывается ни в один вид, не старайтесь «подогнать» ее под тот или иной номер. Просто ничего не указывайте в соответственной главе.
Также стоит поступить с единицами измерения, которые необходимо проставить в графах 2 и 2а. Если ваши единицы отсутствуют в классификаторе единиц измерения, ставьте прочерк в этой графе.
В качестве адреса покупателя необходимо указывать адрес в соответствии с учредительными документами. Для юридических лиц это юридический адрес. Для грузополучателя необходимо указать его почтовый адрес и наименование. Если вам нужно указать дополнительный адрес для покупателя, укажите его в качестве дополнительного показателя.
Даты счета-фактуры нужно проставлять после отгрузки товара, в течение 5 календарных дней с даты отгрузки.
Некоторые крупные компании пытаются ускорить процесс заполнения счетов-фактур и не подписывают их, распечатывая образцы на цветном принтере с уже готовыми подписями. Это нарушение, которое может привести к вычету НДС.
Реквизиты накладных не нужно вписывать в строку «платежно-рассчетные документы», так как они не является таковыми.
Если при оплате вы используете неденежный аванс, то его не стоит вписывать в строку «платежно-рассчетные документы». При неденежном авансе вам нужно указать сумму НДС и общую стоимость с учетом налога в таблице счета-фактуры.
Если вы продаете товары через обособленное подразделение, то, так как они не являются налогоплательщиками, вписывать их нужно от имени организации. Указать наименование организации, юридический адрес организации, ИНН организации и КПП самого обособленного подразделения. В строке «грузоотправитель и его адрес» — указать наименование и почтовый адрес обособленного подразделения.
Если вы не импортер, то указывать данные таможенных деклараций не обязательно. Достаточно сделать отметку, что номер таможенной декларации неизвестен.
Добиться от поставщика идеального счета-фактуры не всегда возможно. Да и не нужно. Ведь многие нарушения являются совсем незначительными и не стоят переживаний, запросов и выяснений.