Интернет сейчас есть повсюду. Без него трудно представить себе деятельность приличного бизнеса. Но ведь и за него нужно платить, а это дополнительная статья расходов. Как же учесть затраты на интернет?
Расходы на интернет вам предстоят следующие: во-первых, плата интернет-провайдеру за подключение. Сегодня, правда, эту плату берут далеко не все компании, предпочитая включить ее в стоимость последующих услуг и тем самым привлечь пользователей бесплатным подключением. Во-вторых, это плата за создание локальной сети, которая нужна любому офису, где количество компьютеров превышает один. В эту стоимость включены комплектующие (кабели, маршрутизаторы, серверы и прочее) и работы техников по подключению. Все эти расходы будут учитываться как материальные единовременно, если их сумма не превышает 40000 рублей. Если же сумма вышла больше, то лучше списать ее посредством амортизации. В налоговом учете это будет вторая амортизационная группа, срок полезного использования – свыше 2 лет и до 3 лет включительно.
Текущие платежи за использование интернета можно учесть в расчете налога на прибыль. В редких случаях налоговая может потребовать от вас перечень документов, подтверждающих экономическую обоснованность затрат. Например, договоры, заключенные через сеть. Такое требование является незаконным, так как вы не обязаны доказывать эффективность расходов.
Платежи за интернет учитываются либо на дату расчетов, либо на дату предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо на последнее число месяца или квартала. Учитывать затраты на услуги необходимо на наиболее раннюю дату. Если плата строго определенная, то учитывать ее нужно вне зависимости от заключения договора об оказании услуг. Если же вы платите по трафику, то расходы будут учитываться после определения платы за месяц или иной период.
Что же делать, если интернет у вас работает на трафике, а работник превысил установленный лимит и, соответственно, вам нужно платить больше нормы? Лучше всего, конечно, устанавливать индивидуальный лимит для каждого сотрудника. По его исчерпанию доступ в сеть автоматически прекратится. Если же вы пока не готовы к таким изыскам, а работник расходовал трафик на непроизводственные нужды, то вам нужно будет потребовать от администратора сети список сайтов, которые посещал сотрудник или перечень скачиваемых файлов, чтобы доказать нецелевое расходование трафика и удержать соответствующую сумму из заработка сотрудника. Эта сумма не будет облагаться НДС, а учеть ее нужно в составе внереализационных расходов как другие обоснованные расходы.