Укротить рабочее время, стараясь успеть за него как можно больше, пытается каждый. Но вот эффективных результатов достигают единицы. Сегодня планирование времени изучает целая дисциплина – тайм-менеджмент. И ее инструменты, как утверждают знатоки, реально работают.
Главным принципом тайм-менеджмента является принцип материализации. Его суть в том, что ничего нельзя держать в голове – все надо записывать, причем не ленясь, а четко формулируя мысли, чтобы потом в них самому не запутаться. Просто заведите себе блокнот или отдельный лист бумаги на каждый день, как вам удобнее, и составляйте там список дел от наиболее важного к наименее важным. И выполняйте дела тоже строго по порядку. Тогда вы точно к концу рабочего дня расквитаетесь с самыми серьезными задачами и решите, нужно ли доделать второстепенные задания или нет.
В таких записях крайне важна формулировка. Если вы напишите: «Встреча, Петров», то вряд ли через неделю вы вспомните что это и когда. Не ленитесь быть дотошными, вам это только на руку. Обязательно употребляйте глагол плюс результат. То есть, в нашем примере, это должно выглядеть так: «Встретиться с Петровым в пятницу, 21 ноября, в приемной по поводу его повышения».
Планирование может быть краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным. И список дел поможет решить вам проблемы всех этих видов тайм-менеджмента. Заведите разные списки – на день, на неделю и на месяц (квартал или полугодие). Главный фокус – в постоянном «перекидывании» задач из одного списка в другой. Список задач на неделю просматривайте ежедневно, причем если есть задачи, которые «дозрели» до следующего дня, перекиньте их в задачи на день. Список долгосрочных задач просматривайте один раз в неделю. И дела, которые необходимо сделать на следующей неделе, перенесите в него. Не забывайте, что не стоит делать из себя сверхчеловека, пытаясь впихнуть в один день миллион задач. Оценивайте свои силы объективно, чтобы уходить с работы с чувством выполненного долга.
Есть такие задачи, которые трудно запланировать на конкретный временной период. Например, вам нужно поймать начальника, чтобы он подписал документы. Или что-то спросить у коллеги из другого офиса. Для выполнения таких миссий нужен определенный набор условий. Здесь нужно воспользоваться контекстной техникой планирования. Один из контекстов – место. Например, напишите: когда я буду в офисе №2, запишусь на прием к тому-то, когда буду в налоговой – возьму бланки документов. Также привязка может быть к конкретному человеку: увижу начальника – попрошу подписать документы, увижу клиента Икс – спрошу насчет продления договора. Также контекстом могут выступать обстоятельства. Например: когда у шефа будет хорошее настроение, когда выйдет новый закон. Это внешние обстоятельства. Есть еще и внутренние обстоятельства, относящиеся к вашей персоне. Привязки к ним выглядят так: когда почувствую прилив вдохновения и так далее.
Также по контекстам вы можете распланировать свои списки. Например, создать категории «Банк», «Бухгалтерия», «Проект Икс». Здесь вам окажет хорошую помощь MS Outlook.
Конечно, задачи – понятие динамичное, они могут меняться. Для того, чтобы быть готовыми к переменам, вам нужно прибегнуть к так называемому жестко-гибкому планированию. Для этого вам нужно разделить задачи на три типа: жесткие, выполнение которых привязано к конкретному времени; гибкие, которые не привязаны ко времени и бюджетируемые, которые требует бюджета времени, например, составить проект за месяц. Жесткие задачи должны быть отражены во временной сетке ежедневника, а остальные мы не вписываем в эту сетку.
И, резюмируя сказанное, дадим вам несколько советов по планированию вашего времени:
- Выделяйте по 5-10 минут на планирование задач каждое утро. Если утром у вас нет на это времени, составьте примерный план вечером, а потом отредактируйте его.
- Заносите во временную сетку только жесткие задачи.
- Придерживайтесь правила: распланированное время не должно занимать более 70% всего рабочего времени. Остальные 30% — на непредвиденные обстоятельства. Так вы будете меньше нервничать, смотря в ежедневник, который не перегружен.